Como propietario o trabajador de una empresa pequeña, no se tiene tiempo que perder. Es probable que ya esté usando algunas herramientas que le permitan ahorrar tiempo, pero hay pocas herramientas tan sencillas y productivas como el uso compartido de archivos.

¿Qué es el uso compartido de archivos?

Compartir archivos se refiere al acto general de enviar archivos a otras personas. Cuando los archivos se comparten por correo electrónico como archivo adjunto, a menudo los envía de un lado a otro para descargarlos, revisarlos, editarlos y enviarlos de vuelta. Este proceso lleva a crear muchas versiones de un mismo documento, lo que dificulta el seguimiento de la versión más reciente.

Si bien enviar archivos a través del correo electrónico es adecuado, en la mayoría de los casos resulta poco eficaz. La mejor manera de compartirlos es a través de un servicio de almacenamiento en la nube. De esta manera se puede compartir y acceder rápidamente a los archivos.

Configurando los permisos, un miembro del equipo o un cliente podrá colaborar en un archivo compartido, donde dos o más personas podrán trabajar en línea en tiempo real.

Puede utilizar el uso compartido basado en la nube para la mayoría de los archivos, incluidos:

• Documentos
• Presentaciones de diapositivas
• Archivos PDF
• Hojas de cálculo
• Videos
• Fotos

Una de las herramientas esenciales que necesitan los trabajadores remotos es el acceso desde cualquier lugar a todos sus archivos de trabajo. Muchas empresas pequeñas recurren ahora al almacenamiento en la nube para satisfacer esta necesidad. Sin embargo, otras todavía no están seguras de cómo pueden usarlo ni de qué opciones elegir.

¿Qué es el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube suena complejo. La gente usa el término
con frecuencia y pocas veces lo explica.

El almacenamiento en la nube es un servicio que de manera segura
almacena documentos, hojas de cálculo, fotos y otros tipos de archivos. Además, se configura el acceso desde cualquier lugar a estos archivos con su PC, Mac, teléfono o explorador de Internet.

Antes de que apareciera el almacenamiento en la nube, muchos
trabajadores almacenaban los archivos y datos en el disco duro de su computadora, en unidades externas o en un servidor de la empresa. En el mundo conectado de hoy, el almacenamiento en la nube ofrece muchas ventajas sobre el almacenamiento local. Por ejemplo, se puede guardar, acceder, editar y compartir archivos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, además de proteger sus archivos contra la pérdida accidental y las amenazas en línea. Y eso es sólo el comienzo de la lista.

¿Por qué el almacenamiento en la nube es imprescindible para las pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas es vital para la productividad y la seguridad de los archivos. Estas son algunas de sus ventajas:

• Permite el trabajo remoto. Más del setenta por ciento de las personas en todo el mundo trabaja de manera remota al menos una vez por semana. Muchas de estas personas trabajan para empresas pequeñas. El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas permite a los equipos almacenar, acceder, compartir y trabajar en archivos sin importar dónde estén.
• Productividad. Las pequeñas empresas no tienen tiempo que perder. El almacenamiento en la nube es confiable y siempre está activo; no se apaga para hacer actualizaciones como sí pasaría con los servidores locales. Las características de colaboración son necesarias para los equipos remotos. La edición conjunta en tiempo real permite que los miembros del equipo trabajen como si estuvieran en la misma sala, incluso si están a muchos kilómetros de distancia.
• Rentable. Por lo general, el almacenamiento en la nube una tarifa mensual fija entre USD 5 y USD 15 por empleado. Compare este costo con los gastos que implican comprar, licenciar, hospedar, actualizar y mantener un servidor. Sin olvidar que tendrá que defender al servidor frente a hackers y ataques de malware.
• Seguridad. El cincuenta y ocho por ciento de los ciberataques está dirigido a las pequeñas empresas. Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen una solución para eso. La mayoría de estos servicios tienen medidas de seguridad sólidas que detienen a los malos actores, como el cifrado de archivos, la supervisión de intrusiones y la autenticación en dos fases. Las principales plataformas de almacenamiento incluso ofrecen detección y recuperación en caso de ransomware. El almacenamiento en la nube brinda más tranquilidad que el almacenamiento en escritorio o en el servidor local.

Es sabido que una mala comunicación perjudica a su organización, pero en qué medida la perjudica, podría sorprenderlo. Si bien su pequeña empresa tiene sólo una fracción del tamaño de las empresas multinacionales sobre las que generalmente se realizan estudios y estadísticas, no es inmune al impacto de la falta de comunicación.

De hecho, dado que muchos de sus empleados seguramente asumen roles más variados y son más versátiles que los de organizaciones más grandes, comunicarse con claridad, incluso de una forma que se adapte mejor a su equipo, puede incluso ser más determinante para las pequeñas empresas. Afortunadamente, hay un montón de recursos tecnológicos e información disponibles para que abra (y mantenga) líneas de comunicación claras con las personas en las que más confía.

Use la tecnología, pero no TODA la tecnología

No se equivoque, ¡La tecnología es algo maravilloso!, pero debe elegirla y usarla sabiamente. En lugar de tener una intranet separada para los empleados, una intranet social, un área de trabajo para la administración de proyectos, mensajería instantánea, salas de chat privado, correo, un canal de video, etc. para sus comunicaciones internas, elija una solución que le brinde todo lo que necesita en un lugar único y conveniente. De esta forma, hay un menor riesgo de confusión y mejora las probabilidades de que sus empleados usen las herramientas que tienen disponibles. Pero, ¿qué herramientas son realmente necesarias?

• Correo: En la actualidad, el correo es un hecho. Sencillamente, no hay mejor manera de llegar a las personas que forman parte de su organización, y a las de afuera. Solo tiene que asegurarse de elegir un cliente de correo basado en la nube. De esta forma, no solo tiene acceso a sus mensajes desde cualquier dispositivo, sino que sus mensajes tienen copia de seguridad en la nube, y su seguridad está siempre actualizada.
• Área de trabajo de colaboración: Con la posibilidad de conectarse mediante mensajes instantáneos y videoconferencias, más la capacidad de compartir y trabajar juntos en archivos en tiempo real, una aplicación de área de trabajo segura les da a sus empleados los medios que necesitan para colaborar en proyectos, hablar de problemas, compartir documentos y generar confianza y relaciones de trabajo que lo ayudarán a desarrollar la cultura que necesita para triunfar. Y dado que pueden hacer todo a través de una aplicación en sus computadoras de escritorio, portátiles, tabletas o teléfonos, eso significa que puede contratar al mejor postulante, ya sea que viva cerca o al otro lado del mundo.
• Soluciones de flujo de trabajo y administración: Mantener la organización es crucial para cualquier organización, pero cuando tiene una empresa pequeña con una cantidad limitada de empleados, las prioridades mutan rápidamente, causan confusión y reducen la productividad hasta interrumpirla. Sin embargo, con software de flujo de trabajo y administración de tareas, puede desarrollar planes de proyecto que garanticen que todos en su equipo comprendan cuáles son sus prioridades, qué tareas deben completarse (y cuándo), e incluso proporcionar actualizaciones de estado y permitir que quienes están en el mismo equipo compartan archivos.

En los libros y las películas de ciencia ficción aparecen máquinas que son más inteligentes que los seres humanos. Estos genios de la robótica y la computación pueden ser una bendición o una maldición. La inteligencia artificial (IA) los hace funcionar.

La IA ahora es parte de la realidad. Ya la utilizamos en nuestra vida diaria. Y las grandes empresas están aprovechando sus beneficios.

¿Qué hay de los pequeños negocios? ¿Tienen alguna función que cumplir en su empresa? ¿Es la IA adecuada para la pequeña empresa?

IA y aprendizaje automático para pequeñas empresas

¿Qué es la IA?

Algo tiene inteligencia artificial cuando puede procesar información sin un cerebro orgánico. No tiene vida, pero puede clasificar información. Esto lo hace como resultado del aprendizaje automático.

¿Qué es el aprendizaje automático?

El aprendizaje automático es el proceso de enseñarle a una máquina cómo reaccionar ante algún tipo de dato. Es un proceso sencillo, pero se vuelve complejo cuando se agrega más información.

¿Cómo puedo usar la IA para optimizar mi pequeña empresa?

Imagine que es dueño de una florería, que también tiene un sitio web. Si un cliente busca “flores rojas” en el sitio, usted le enseña al sitio web cómo responder. Puede entrenarlo para que le muestre al cliente rosas, tulipanes y gerberas.

¿Qué pasaría si se trata de la temporada de fiestas? Se le puede indicar que en noviembre o diciembre también le muestre a los clientes poinsetias, cactus y lirios. También podría enseñarle que les muestre que usted fabrica guirnaldas navideñas personalizadas.

La máquina no sabe nada hasta que se programa con la información correspondiente. No está pensando exactamente; está respondiendo a enunciados de tipo “si es así” o “si no”.

Cómo piensa la Inteligencia Artificial

La programación de la IA “piensa” de la siguiente manera:

Si el cliente desea flores rojas, mostrarle rosas, tulipanes y gerberas. ¿Es diciembre o noviembre? Si es así, mostrarle las opciones de la temporada de fiestas. Si no, no mostrarle ninguna flor más.

Una IA más compleja tiene una enorme cantidad de cálculos de “si es así” y “si no”. Si le pide a un dispositivo GPS que le indique la ruta más rápida hacia un lugar, éste rápidamente se fijará en muchas fuentes de datos. Si toma la calle principal, ¿se encontrará con tránsito, con condiciones problemáticas en el camino o con retrasos por mal tiempo?

El GPS le preguntará a otras IAs, como las bases de datos de transporte estatal y las fuentes de información meteorológica, lo que saben. Esos sitios también responderán según la información de “si es así” y “si no” que recopilen.

Esas IAs cuentan con cámaras que muestran la velocidad del tráfico en la calle principal. Después pueden indicarle al GPS la velocidad promedio. El GPS, a continuación, puede comparar la velocidad en la calle principal con otras calles.

Independientemente de lo complicados que parezcan los resultados, siguen siendo consecuencia de “si es así”, haga esto, “si no”, haga eso.